Лист ознакомления с личным делом образец

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

• заявление о приеме на вакантную должность;
• резюме;
• ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
• ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
• рекомендации предыдущих работодателей;
• все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
• трудовой договор и приложения к нему;
• данные аттестации;
• должностные инструкции.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

• перечень документов в личное дело сотрудника;
• данные конкретного сотрудника;
• нумерацию папок;
• номенклатурные индексы;
• время составления;
• полный перечень бумаг;
• подпись кадрового работника;
• печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать образец этой описи

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать образец Журнала учета

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Образец листа ознакомления

Источник: http://dedadi.ru/trudovoe-pravo/dokumenty-v-lichnom-dele.html

Лист ознакомления личного дела

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся. Лист можно заполнить вручную или на компьютере. Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

ТК РФ или в соответствии с требованиями иных нормативно-правовых актов.В личном деле могут храниться также различные информационно-справочные документы, например анкеты, опросные листы.

Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом.

Ведение личных дел сотрудников Порядок учёта и хранения документов в организации Для регистрации личных дел в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец Книгу учёта личных дел заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

• порядковый номер;
• номер дела;
• Ф.И. О. сотрудника и должность;
• дата формирования дела;
• дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).

• С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

• перечень документов в личное дело сотрудника;
• данные конкретного сотрудника;
• нумерацию папок;
• номенклатурные индексы;
• время составления;
• полный перечень бумаг;
• подпись кадрового работника;
• печать.

Образец внутренней описи документов Скачать образец этой описи Порядок ведения Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов.
Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности. Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец

Внимание В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации. Какие меры необходимо принять

1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ.

Важно

На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве. Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника. Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Лист ознакомления с документами личного дела

Какие меры необходимо принять

1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Лист ознакомления работника с документами личного дела

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.

№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1].

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Источник: http://zakon52.ru/list-oznakomleniya-lichnogo-dela/

Как работнику ознакомиться с личным делом

В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших). Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п.

Организация работы с личными делами работников

Образец оформления листа-заверителя личного дела Лист-заверитель дела N В деле подшито и пронумеровано листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ; пропущенные номера листов + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, составившего опись (подпись) (расшифровка подписи) Дата Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.
Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Важно Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Источник: http://territoria-prava.ru/kak-rabotniku-oznakomitsya-s-lichnym-delom/

Лист ознакомления личного дела

Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное.

Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя. Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

• перечень документов в личное дело сотрудника;
• данные конкретного сотрудника;
• нумерацию папок;
• номенклатурные индексы;
• время составления;
• полный перечень бумаг;
• подпись кадрового работника;
• печать.

Образец внутренней описи документов Скачать Порядок ведения Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов.

Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел.

Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся. Лист можно заполнить вручную или на компьютере. Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст.
   5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).

Источник: http://advocatus54.ru/list-oznakomleniya-lichnogo-dela/

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

Структура документа

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Итоги

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

Данный документ:

• подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
• включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

• подписывается всеми сотрудниками фирмы;
• содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

• тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
• перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
• даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

• граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
• граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
• отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору.

Скачать пример заполнения листа ознакомления

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом.

Скачать образец листа ознакомления

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

Источник: http://nalog-nalog.ru/kollektivnyj_dogovor_i_lokalnye_akty/list_oznakomleniya_s_lokalnymi_normativnymi_aktami_obrazec/

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Для чего необходимо ознакомление сотрудников с локальными актами

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

бухпроффи

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

• Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
• Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
• Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
• Внести в трудовой договор пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех.

В верхней части листа посередине записывается его название: «Лист ознакомления сотрудников», после чего указывается название организации — можно как полностью, так и в сокращенном варианте.

Далее создается таблица со следующими графами:

• №1 — Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
• №2 — Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;
• №3 — Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
• №4 — Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
• №5 — Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
• №6 — Подпись. Работник расписывается в этой графе.

бухпроффи

Внимание! Лист не заверяется и не подписывается. После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: http://buhproffi.ru/dokumenty/list-oznakomleniya-s-lna.html

Образец листа ознакомления с приказом

Оформление приказов в организациях и на предприятиях должно осуществляться строго на основании действующего законодательства и правил документооборота. Также не менее важным фактором является обеспечение исполнения такого приказа всеми сотрудниками или работниками, от которых его своевременное и точное выполнение зависит.

Для того чтобы вынесенные распоряжения исполнялись каждым члена трудового коллектива, обязательно их должны ознакамливать с текстом документа, причем в качестве подтверждающего факта является подпись работника на приложенном документе – листе ознакомления.

Прежде чем рассматривать непосредственно необходимость листа ознакомления и принцип его формирования, необходимо разобраться – что представляет собой приказ и почему такое важное значение имеет момент подтверждения факта прочтения текста документа сотрудниками и понимания его сути.

По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.

В частности, приказы могут быть следующего рода или назначения:

1. О приеме на работу (назначении определенного работника или до этого стороннего соискателя на должность).
2. О проведении плановой или внеплановой оценки сотрудников (аттестации).
3. О переводе одного или нескольких членов трудового коллектива в другое подразделение, на другую должность.
4. О предоставлении планового или внепланового отпуска.
5. О проведении индексации заработной платы сотрудников организации или предприятия.
6. О возложении обязанностей на работника, связанных с изменением штатного расписания, временным отсутствием основного сотрудника, ранее выполнявшего эти обязанности.

Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).

Стоит отметить, что такие документы будут действовать исключительно внутри организации или предприятия, на котором они были вынесены, и при наличии необходимости смысл приказов может изменяться как с поправками к его основному тексту, так и путем отмены предыдущего и вынесения нового.

Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.

В том случае, если такой факт будет иметь место, сотрудники организации могут направить жалобу в соответствующие органы, и вследствие разбирательства наименьшей мерой наказания может быть привлечение к административной ответственности руководства организации и должностных лиц.

Отдельный документ в качестве листа ознакомления с приказом не всегда необходим – в большинстве случаев его используют в тех ситуациях, когда вынесенное распоряжение касается большого количества сотрудников. Это может быть целое структурное подразделение, один или несколько отделов, какая-то определенная категория работников, которых приказ непосредственно затрагивает.

Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может.

Необходимость письменного заверения

Для чего нужен лист ознакомления с приказом? В процессе трудовых отношений нередко возникают ситуации, при которых между работодателем и членом трудового коллектива возникает спор. Именно для того, чтобы подтвердить правоту одной из сторон и служат такие документы, они могут подтвердить, что конкретный работник ознакомился с текстом приказа и в дальнейшем не выполнил необходимые действия.

Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.

Стоит отметить, что многие начальники подразделений или прочие работники, когда на них накладывают обязательство под роспись ознакомить определенную часть трудового коллектива, практикуют не совсем законные действия – ставят подписи за отсутствующих лиц, не желая тратить лишнее время. Подобная ситуация впоследствии может обернуться громким судебным разбирательством, если возникший конфликт наберет определенных оборотов.

Нельзя забывать, что в процессе судебного разбирательства может быть назначена графологическая экспертиза, которая с легкостью подтвердит, что фактически сотрудник на листе ознакомления своей росписи не ставил и, что еще хуже, его подпись была подделана.

Важным моментом является то, что подпись в листе ознакомления означает не только факт самого ознакомления – своим автографом работник подтверждает, что согласен с приказом и готов выполнять то, что руководитель требует.

В большинстве случаев ознакомление с приказом и подпись листа ознакомления осуществляются, как только сам документ издается, даже если до начала его действия еще есть некоторое время – таким образом все члены трудового коллектива на момент необходимости выполнения уже будут осведомлены.

Как сформировать документ

Кто формирует документ? То, на ком лежит ответственность за формирование листа ознакомления, как правило, зависит от величины (в кадровом понятии) организации и от того, каким образом на нем распределены должностные обязанности.

В большинстве случаев ответственность за составление листа и то, насколько он будет соблюдать все нормы законодательства, несет специалист отдела кадров (инспектор), хотя это могут вполне быть юрисконсульт или секретарь (помощник руководителя).

Отдельным вопросом уже является то, кто несет ответственность за непосредственное ознакомление работников, которые будут затронуты данным документом – с его текстом. Опять же в большинстве случаев отдельным пунктом его идет то, на кого возлагается ответственность за ознакомление – это могут быть начальники подразделений, руководители отделов и т.д.

Образец листа

Всего несколько лет назад большинство кадровой документации, в том числе и лист ознакомления, имели строгую типовую форму. Но уже с 2013 года такое требование отменили, и хоть многие еще продолжают пользоваться типовыми формами, они являются лишь рекомендованными, хоть и содержат все необходимые разделы.

Каждая организация или предприятие вправе разрабатывать собственную форму листа ознакомления с приказом, но при этом не стоит забывать, что требований к документам никто не отменял – в обязательном порядке они должны содержать все те данные, которые требуются к наличию действующим законодательством.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Бланк листа ознакомления с приказом

В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа. То есть фактически это может означать, что работники с приказом ознакомлены не были.

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:

1. Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
2. Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
3. Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
4. Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.

Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:

1. Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
2. Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
3. Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
4. Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта. В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
5. Подпись каждого из работников.

При наличии необходимости каждый из руководителей организации может добавлять еще столбцы в том случае, если это необходимо и имеет значение в каждом конкретном случае – это может быть название структурного подразделения.

В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько. В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Наличие печати на таких листах не требуется, поскольку уже на протяжении нескольких лет сама печать не является обязательной для проставления на внутренней документации организации (разумеется, если во внутренних нормативных документах организации не отмечено обратное).

Сколько должен храниться лист ознакомления? Стоит отметить, что храниться он должен в первую очередь вместе с основным документом, к которому служит приложением, хотя в некоторых организациях для них создают отдельный журнал. Если же говорить о том, сколько он должен храниться, то тут уже определяются то тому приказу, к которому он прикреплен.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.



Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/list-oznakomleniya-s-prikazom.html

Как работнику ознакомиться с личным делом — kodeks-alania.ru

• личный листок по учету кадров;
• анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография;
• заявление о приеме на работу;
• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия ИНН;
• должностная инструкция;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные.

Внимание

Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников. Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Ключевые графы:

• порядковый номер;
• номер дела;
• Ф.И. О. сотрудника и должность;
• дата формирования дела;
• дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Вопрос Помогите разобраться. 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) 2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т. Д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено.

Важно

Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрим ваши вопросы: 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) Нет, не обязан.

Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Следовательно, обладателем персональных данных является работник, а работодатель, в свою очередь, может у него в случае необходимости запрашивать их.

Также отметим, что в соответствии со ст.

Как формируется и ведется личное дело работника

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине.
каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию.

Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью.

Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Порядок ведения личных дел в 2017 году

После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом.

Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Право работника ознакомиться с личным делом

• Сколько и как хранить дела.
• Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

• Личное дело: что это такое и зачем вести
• На кого оформлять
• Кто обладает допуском к делам
• Предоставление дел правоохранительным органам
• Оформление личного дела
• Что должно быть в личном деле сотрудника
• Образцы и бланки документов для личного дела
• Порядок ведения дел
• Журнал регистрации: как вести
• Электронное личное дело
• Как поступать с делами уволенных сотрудников
• Заключение

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

Как работнику ознакомиться с личным делом

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1].

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г.

№ 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.

Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий: руководящий состав; специалисты; лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Как поступать с делами уволенных сотрудников Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-rabotniku-oznakomitsya-s-lichnym-delom/