Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец

Работающие люди могут столкнуться с необходимостью использования специального бланка, вшиваемого книжку работнику, который называют вкладышем. Документ оформляют и подшивают в кадровом отделе, по месту занятости трудящегося гражданина. Это важное приложение, которое является продолжением трудовой книжки. Посмотреть вкладыш в трудовую книжку (как оформить образец заполнения) и скачать его можно у нас.

Понятие и особенности

Вкладыш представляет собой бланк строгой отчетности, который нужен людям с большим стажем при закончившейся трудовой книжке. Документ 2017 года имеет специальную степень защиты от Госзнака Минфина РФ, серию и номер, подделать его невозможно. Внешний вид вкладышей за более ранние года немного будет отличаться.

Кадровый специалист следит за бланками строгой отчетности, и в течение 5 дней (при наступивших изменениях в трудовой деятельности) обязан внести соответствующие записи.

К характерным особенностям документа относятся:

  1. Картонная обложка.
  2. Серия, номер, защита водяными знаками.
  3. Титульный лист, похожий на первую страницу трудового документа.
  4. Количество страниц – 46.
  5. Установленный формат 88 и 125 мм.
  6. Внутреннее совпадение разделов и граф с подобными в трудовом документе.

Нумеровать приложение начинают с номера, который на единицу больше, чем последняя запись книжки работника.
Приложение – это единственный разрешенный способ продолжения трудового документа. У вкладыша есть личный идентификационный номер, стоящий на каждой странице в верхнем углу справа, который обязательно регистрируют.

Заполнение и выдача вкладышей является прерогативой работодателей, а не сотрудников. На усмотрение руководства, бланки выдают безвозмездно или платно (с вычетом из заработка). Чтобы получить его, нужно написать заявление.

Важно! Регламентирует выдачу вкладышей по установленному образцу Постановление Минтруда РФ. Заполнением и вшиванием документа занимаются кадровики, они же юридически оформляют его для внутреннего документооборота.

Правила оформления образца вкладыша в трудовую книжку

Постановление Министерства Труда РФ № 69 установило обязательные правила оформления подобных бланков. Самым главным условием является присутствие штампа: «Выдан вкладыш», который обязательно ставят работнику в книжку.

Пример печати выглядит так, как показано на фото ниже:

Представленный штамп ставят на титульном листе или обложке трудовой в самом начале документа. Без такой печати (заполненной записью)даже вшитый вкладыш будет считаться недействительным.

При ситуациях, когда компания не имеет данного штампа, его нужно заказать и приобрести, а запись, наподобие вышеуказанной, сделать вручную и обязательно сопроводить всеми необходимыми реквизитами.

Требования по оформлению стандартные с аналогичными к трудовой.

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку правильно? Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

  1. Соблюдение нумерации. Такой метод сохраняет очередность и последовательность вносимой информации.
  2. Наличие штампа. Без печати бланк недействителен. Также необходимо сопровождение записью с указанной серией, номером и датой выдачи.
  3. Соблюдение и аналогичность всех цифр (особенно номера вкладыша) должно совпасть с трудовой.

Кадровик обязан вписать все нужные данные, согласно принятой форме, которая утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда № 69. Титульные листы трудовой и вкладыша должны быть одинаковыми.

Важно! Для одного человека разрешено оформлять несколько вкладышей. Каждая новая запись со штампом заносится на обложку, ниже предыдущей записи. Любой бланк является действительным только после его вшивания, титульного оформления, внесения записей по разделам и проставления печати в самой трудовой.

Читайте также  Предварительный договор дарения доли квартиры несовершеннолетнему образец

Исправление ошибки в бланке и внесение изменений

Оформление документов требует правильности, внимательности и аккуратности заполнения. Кадровик должен знать Правила по оформлению приложения, чтобы избежать ненужных исправлений.

Если вдруг кадровик ошибся, оформляя титульный лист бланка, потребуется списать документ после составления соответствующего акта о порче. Для этого бланк извлекают, в книжке делают запись о его недействительности, указывают порядковый номер и фиксируют изменения в книге кадрового учета. Затем нужно уничтожить испорченный бланк и начать оформлять новый.

Ошибка записи номера или серии говорит о том, что нужно будет внести данные ниже записи.

Смена фамилии или образования работника говорит о том, что копии подтверждающих документов вшивают в личное дело, а потом вносят изменения в книжку, а во вкладыш записывают обновленную информацию.

Вшивание бланка в трудовую

Вкладыш не разрешается просто вложить в трудовую, приклеивать, крепить скрепками. Документ разрешено только подшивать – в середину или конец книжки (второй вариант предпочтительней).

Процедуру подшивки проводят с помощью большой толстой иглы (цыганской), плотных ниток (суровых), шила, ножниц. Скрепление необходимо делать надежным, чтобы была гарантия того, что приложение не потеряется. Книжка работника и вкладыш должны быть единым документом и прилегать плотно. Неправильно сшитое приложение может окончиться штрафом для работодателя.

Во вкладыше и трудовой книжке делают аккуратные проколы шилом (4 или 5), затем развернутый прилагаемый документ накладывается на второй, и проводят прошивание по принятому правилу в документообороте (как книгу). Нитки обрезают, а концы прочно связывают.

Важно! В некоторых компаниях для прошивки есть специальные швейные машинки с широким шагом стежка, применяемые для документов.

Вывод

Правильно оформленный вкладыш становится важным элементом книжки и недействителен без нее.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/obrazec-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku.html

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Отправить на почту

Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Читайте также  Как заполнить доверенность на получение товара образец

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

  • взять иголку с ниткой;
  • плотно приложить вкладыш к книжке;
  • пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: http://nanalog.ru/kak-oformit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets/

Зачем нужны вкладыши для трудовых книг и как их правильно оформить?

С необходимостью оформления вкладыша в трудовую книгу сталкивается каждый работодатель. Основной бланк этого документа иногда не вмещает всю информацию и в таком случае требуется дополнить книгу отдельным вкладышем.

Например, работник достаточно часто менял рабочие места и по этой причине в его книжке переполнился записями раздел «О работе».

 Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам: Москва +7(499)653-60-87, Санкт-Петербург +7(812)313-26-64

Чтобы поставить новую отметку сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному на ведение книг лицу придётся воспользоваться вкладышем.

Порядок оформления этого документа и его бланк (унифицированная форма) предусмотрен на законодательном уровне. Уполномоченному лицу остаётся лишь придерживаться общепринятых норм оформления.

Что говорит закон?

А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225, составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок.

Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места.

Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.

Потребность в оформлении вкладышей возникает не только при активной смене рабочих мест, но и при достаточно бурном карьерном росте. Например, работника много раз переводили на новые места в пределах одного предприятия (повышали в должности), часто поощряли с фиксацией этого факта в книге.

 Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам: Москва +7(499)653-60-87, Санкт-Петербург +7(812)313-26-64

Читайте также  Справка о доходах юридического лица образец

Как выглядит документ и его образец

Напоминаем, что этот документ без трудовой книги считается недействительным! То есть, он предъявляется всегда в комплекте с трудовой.

Вкладыш имеет титульный листок, на котором фиксируется основная информация о работнике (по аналогии с трудовой книгой):

  • Вверху титульного листка размещается герб Российской Федерации.
  • Под ним в специальные строки вписывается фамилия, имя и отчество работника, а также дата его рождения (прописью указывается число, месяц и год).
  • В следующей строке фиксируется имеющееся образование, а ниже вносится информация по специальности или профессии.
  • Затем вносится дата оформления вкладыша — число, месяц и год прописью.
  • На титульном листе подписывается работник, которому выдаётся этот документ.
  • Также ставит свою подпись лицо, уполномоченное на ведение трудовых (с расшифровкой и разборчиво).
  • Слева от подписи уполномоченного сотрудника ставится мокрая печать юридического лица (предприятия, организации, учреждения, акционерного общества, и так далее).

Вкладыш комплектуется двумя разделами:

  • О работе — всего девять разворотов.
  • О награждениях — всего восемь разворотов.

Как происходит оформление?

Заполнение вкладышей ведётся по аналогичной заполнению трудовых книг схеме, но при этом у сотрудников кадрового отдела могут возникать определённые трудности.

Общие правила заполнения выглядят следующим образом:

  1. Документ оформляется тем работодателем, у которого трудоустроен на текущий момент данный работник. И только в случае, когда все страницы трудовой полностью использованы. Чаще переполняются разделы о работе.
  2. На титульном листе заполняемого документа указывается именно дата его оформления. Дату оформления трудовой (основного документа) дублировать нельзя!
  3. На титульном листе указывается информация, актуальная на текущий момент. Если у работника изменилась фамилия или им была получена новая профессия, необходимо зафиксировать именно эту информацию.
  4. Без подписи уполномоченного лица и работника, которому выдаётся документ, вкладыш не имеет юридической силы. То же самое правило касается и мокрой печати юридического лица.
  5. Законодательством не установлено ограничения по количеству вкладышей. То есть, трудовые книги могут комплектоваться любым количеством дополнительных вкладышей.

Также Правилами не установлено, куда именно подшиваются эти документы и где ставится отметка об их выдаче. Но исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что:

  • вкладыш скрепляется с трудовой (подшивается в книгу) с помощью ниток;
  • после чего на первой странице трудовой (её внутренней стороне) ставится
  • специальный штамп, подтверждающий выдачу вкладыша, также здесь вносятся
  • основные реквизиты выданного документа — его номер, серия и дата оформления.

Вместо штампа допускается внесение пометки от руки. А сам вкладыш чаще подшивают в конце книги, хотя было бы логичнее и удобнее расположить его перед заполненным разделом трудовой или в середине книги.

Вкладыши с допущенными при заполнении ошибками подлежат утилизации. Вместо уничтоженного бланка оформляется новый, заполненный без ошибок. Серийный номер уничтоженного документа вырезается и хранится в специальном учётном журнале (вклеивается в него).

Кто заполняет и как хранить?

Оформлением документов этого типа занимается уполномоченный приказом руководства сотрудник. Обычно это один из работников кадрового отдела. А в небольших компаниях вопросами ведения и хранения трудовых книг и вкладышей к ним может заниматься сотрудник, нанятый в качестве совместителя — например, главный бухгалтер или менеджер.

Срок хранения вкладышей зависит от срока хранения трудовых книг, установленных законодательными нормами (документы хранятся вместе), и составляет пятьдесят лет. В отдельных случаях хранение продлевают до 75 лет, если книги вложены в личные дела работников.

Но по общим правилам хранение трудовых должно осуществляться в отдельном сейфе, запирающемся на ключ. Чаще это сейф, контролируемый руководством предприятия или организации либо начальником кадрового отдела.

 Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже. 

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/kak-oformit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: