Как составить авансовый отчет по командировке образец

Как оформить авансовый отчёт по командировке?

Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки? На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.

Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.

Основные моменты

Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.

Основанием для выдачи являются следующие документы:

• приказ директора;
• письменное обращение работника.

Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.

Что это такое?

Авансовый отчет по командировке – докладная записка, в которой указываются данные, перечисленные ниже:

• название организации;
• номер документа и дата его составления;
• ФИО и табельный идентификатор подотчётного лица;
• назначение аванса;
• суммы, полученные сотрудником;
• осуществлённые затраты;
• размер остатка или перерасхода;
• реестр подтверждающих бумаг.

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, подотчётным лицом может быть:

• любой сотрудник организации, в том числе, руководитель, иностранец, не являющийся валютным резидентом РФ, лицо, имеющее непогашенную задолженность по ранее полученным суммам;
• субъект, исполняющий обязанности по гражданско-правовому договору.

Законодательством не предусмотрена передача наличности другому работнику. В случае такой необходимости, придётся вернуть средства в кассу и осуществить процедуру заново.

Если принято решение об ограничении списка подчинённых, которые праве получать подотчётные суммы, потребуется распоряжение, составленное в произвольной форме.

Указанием Банка России под отчёт разрешается выдавать финансовые средства в любом объёме. При этом работнику следует разъяснить, что, осуществляя наличные операции от лица компании, он должен соблюдать ограничение, установленное нормативным актом, – 100 тысяч рублей.

Нарушение карается административными санкциями:

В отношении физлиц без статуса ИП, работающих по гражданско-правовому договору, лимит наличных расчетов не применяется.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/komandirovki/avansovyj-otchet/

Итоги командировки: авансовый отчет

Как оформить авансовый отчет по итогам командировки? Направление работника в служебную поездку в другой населенный пункт во внутреннем документообороте организации оформляется как командировка. Стоимость билетов в пункт назначения и обратно, цена проживания, питания должны оплачиваться из средств работодателя. Чтобы подтвердить понесенные затраты командированный сотрудник оформляет авансовый отчет.

Структура отчета

В качестве бланка для авансового отчета обычно используют унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Также можно использовать самостоятельно разработанную форму, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике компании.

Последний вариант актуален для ситуаций, когда предприятие решило отказаться от рекомендованных законодательством форм и разработало собственный шаблон, учитывающий особенности деятельности организации. При применении нестандартного образца необходимо обеспечить полноту отражения в нем обязательных реквизитов первичных документов.

Подробнее об этом см. «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты».

Требования к составлению отчета по командировке в текущем году не изменились. Авансовый отчет по командировке 2018 состоит из трех блоков:

Заполнение формы

В отчете необходимо прописать сведения, идентифицирующие участвующих в формировании отчета лиц. В частности, наименование предприятия и Ф.И.О. работника, его должность и подразделение, табельный номер.

Все подписи в бланке сопровождаются расшифровками. Отчет считается утвержденным, если на нем имеется положительная резолюция руководителя компании.

До передачи формы на рассмотрение руководству, заполненный шаблон подписывает подотчетное лицо и проверивший предоставленные данные бухгалтер.

Каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный номер и указывается дата оформления. В бланке при указании сумм затрат необходимо приводить реквизиты подтверждающих документов:

В ситуации, когда командированный сотрудник решил сэкономить, поселившись у друзей или родственников, возмещение за это ему не полагается. Лицо, предоставившее жилье, должно оформить сделку официально.

Кроме возмещения расходов на проезд и проживание сотруднику полагаются суточные. Размер суточных зависит от количества дней нахождения в командировке. Подтвердить длительность поездки можно несколькими способами:

Подробнее об этом см. «Командировочное удостоверение заполнять не обязательно».

По итогам детальной расшифровки затрат выводится сумма фактических расходов на командировку. Она может быть принята к учету в полном объеме или частично. Для отражения в учете и возмещения всего размера расходов они должны быть признаны обоснованными.

На титульной стороне бланка указываются суммы перерасхода и экономии. При наличии за сотрудником задолженности по предыдущим поездкам, они должны быть учтены при определении суммы долга предприятия или работника по результатам поездки.

Добавим, что авансовый отчет может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае всем задействованным в заполнении и утверждении отчета лицам надо обладать действующими цифровыми подписями. При подаче бумажного экземпляра данные в него могут заноситься машинописным способом или вписываться от руки.

пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: http://blogkadrovika.ru/avansov-otchet-po-komandirov/

Образец заполнения авансового отчета по командировке

В любой организации, независимо от форм и размеров, неотъемлемая часть деятельности – служебные поездки сотрудников. Каждый работник, который возвращается из командировки, должен составить авансовый отчет, подтвердить все понесенные затраты и факт работы в другом населенном пункте.

Перед командировкой сотруднику нужно забронировать билеты, жилье, для чего из кассы ему выдается аванс. По прибытию обратно на основное рабочее место, работник отчитывается по понесенным расходам, заполняя авансовый отчет по командировке 2018. Бланк предназначен для внутреннего первичного учета, который подтверждает использование ранее выданных средств.

Составление авансового отчета по командировке предусматривает использование специального бланка №АО-1, утвержденного Федеральной службой госстатистики. Каждая организация имеет право добавлять новые графы или удалять те, которые ей не нужны. Можно самостоятельно составить бланк документа, отобразив в нем обязательные реквизиты.

Как оформить авансовый отчет по командировке

Документ используется в бухучете для списания ранее выданных средств, поэтому важно знать, как заполнить образец авансового отчета по командировке правильно.

Бухгалтерия выдает сотруднику бланк, в котором следует указать:

• наименование организации;
• ФИО командируемого сотрудника, подразделение, занимаемую должность;
• цель выдачи финансовых средств.

Чаще всего организация использует специальное программное обеспечение (1С), поэтому в бланке уже будут указаны эти сведения. Далее сотрудник заполняет другой лист, где перечисляет все прилагаемые документы, подтверждающие понесенные работником расходы.

Отчет нужно заполнить на протяжении трех дней с момента израсходования средств. Документ сдается в бухгалтерию на проверку, при положительном результате утверждается руководителем и бухгалтер списывает указанные суммы.

Чтобы бухгалтерия все проверила быстро и приняла отчет, достаточно сохранить все подтверждающие расходы документы.

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Какие документы прилагаются

Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель обязан возместить сотруднику при отправлении его в служебную поездку затраты на проезд, проживание, суточные. Если командировка заграничная, к иным расходам относится медицинская страховка, оформление загранпаспорта, открытие визы и т.п.

Чтобы точно установить факт понесенных затрат, сотруднику необходимо приложить следующие документы к авансовому отчету по командировке:

• проездные билеты;
• квитанции, счета, договора, которые подтверждают факт найма жилья;
• прочие накладные, кассовые чеки;
• если сотрудник командирован на собственном авто – чеки из заправочных станций, чеки об оплате проезда по платным дорогам;
• корешки ПКО.

Самая распространенная проблема – это отсутствие подтверждающих документов, на основании которых делается списание средств. Поэтому особо тщательно стоит проверять наличие и заполнение чеков, БСО.

Если в ходе проверки оказалось, что выданный аванс превышал необходимую сумму расходов, сотрудник сдает остаток назад в кассу и оформляется ПКО. При недостаче составляется дополнительный РКО.

Отражение в бухгалтерии

В бухучете, когда утвержден авансовый отчет по командировке, проводка может быть отображена несколькими вариантами. Бухгалтер должен списать выданные авансовые средства в целях проведения бухучета и последующего налогообложения.

По дебету отражены выданные средства, по кредиту – списанные подтвержденные в отчете расходы:

Источник: http://LawCount.ru/otchet/avansovyiy-otchet-po-komandirovke-2018-obrazets/

Правила написания авансового отчета по командировке и срок сдачи

Для каждой организации обязательно ведение бухгалтерского учета. Без него невозможно ни выдать зарплату работнику, ни отправить его в командировку. Что же относится к учету расходов при командировании лица на предприятии? Рассмотрим такой документ как авансовый отчет и, как совершается его сдача.

Как заполнить авансовый отчет по командировке?

Поскольку оформление и сдача авансового отчета по командировке обычное дело в сегодняшней действительности, то необходимо знать, каким образом составляется данный документ. На законодательном уровне имеется его разработанная и унифицированная форма, а также указание на порядок заполнения (Постановление Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г.).

При этом он принадлежит к документам первичного учета и необходим в бухгалтерских целях – учет, подлежащих выдаче финансов командируемому лицу. Порядок его формирования подразумевает следующее:

• составляется он лицом, который был в поездке, и работником бухгалтерии;
• устанавливается список прилагаемых документов о произведенных расходах командируемым сотрудником;
• в нем должны быть прописаны суммы затраченных денежных средств с разбивкой по категориям.

После того, как этот документ написан, он направляется в бухгалтерию для последующей проверки. При положительном результате он подлежит утверждению со стороны руководителя организации и производится списание указанных сумм.

Нередкой является ситуация, когда выданные средства работнику на поездку по служебным обязанностям превышают необходимый ему для этого размер, либо наоборот, их оказалось недостаточно в силу каких-либо причин. В первом случае остаток должен быть сдан обратно в кассу предприятия (оформляется приходный ордер), в другом – составляется расходник на разницу произведенных фактических затрат и выданным ранее авансом.

Срок сдачи авансового отчета по командировке

П. 26 Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. предусматривает единственный пресекательный период времени, в течение которого лицо должно отчитаться о понесенных им расходах в служебной командировке. Он составляет три дня. Начало его течения исчисляется с даты фактического прибытия.

При сдаче к нему прилагаются также бумаги, подтверждающие факт расходов.

Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?

Согласно ст. 168 ТК России на наймодателе лежит обязанность по возмещению своему работнику следующих расходов при отправлении его в командировку:

• на оплату проезда;
• снятия жилья;
• суточные;
• иные (но только с разрешения работодателя).

Постановлением № 749 данный перечень дополнен затратами, связанными с пребыванием лица в ином государстве (оформление загранпаспорта, мед.страховка и пр.).

Для установления фактически понесенных лицом расходов ему необходимо прикладывать к заполненному отчету подтверждающие документы. Среди них выделяют:

• проездные билеты;
• о найме жилья (выписка из гостиницы, счета, чеки);
• связанные с приобретением каких-либо целевых вещей (товарные и кассовые чеки, накладные).

Нередко подотчетное лицо задается вопросом: нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Данный локальный акт необходим только тогда, когда командируемый сотрудник пишет заявление на выдачу необходимых ему средств, связанных с данной поездкой, где в качестве основания и будет вступать приказ. Более того, с недавнего времени не нужно прикладывать командировочное удостоверение.

Кто должен делать авансовый отчет по командировке?

Ранее уже было отмечено, что заполнением и сдачей этого первичного документа занимается непосредственно подотчетное лицо. При возникновении каких-либо вопросов ему не запрещается воспользоваться помощью бухгалтера, поскольку именно он в последующем будет проверять правильность заполненного бланка.

Авансовый отчет по командировке — образец заполнения

Учитывая, что бланк имеет унифицированную форму, то авансовый отчет по командировке за границу не различается от аналогичного, но в пределах страны. Характерным для него является наличие обязательный полей:

• сведения об организации, направляющей в поездку лицо;
• полная информация о подотчетном лице (Ф.И.О., выполняемая в фирме функция, его табельный №);
• ссылка на целевое назначение получаемых средств;
• размер денежной суммы;
• перечень документов, прилагаемых в качестве доказательств осуществленных лицом расходов;
• подпись лица, составившего отчет.

При сдаче этого документа на проверку, сотрудник получает расписку от бухгалтера.

Скачать образец

Проводки авансового отчета по командировке

Когда утвержден авансовый отчет по командировке, бухгалтер учреждения должен сделать списание данных денежных средств в целях осуществления бухгалтерского учета и налогообложения. Производится это путем проводок.

Работник бухгалтерии в этом случае будет использовать 71 счет. По дебету будут отражаться выданные средства командируемому лицу, а по кредиту – соответственно понесенные и подтвержденные им расходы.

При рассмотрении данного вопроса нужно отметить, что наймодатель при отправлении своего сотрудника в поездку по должностным обязанностям гарантирует ему сохранение не только рабочего места, но и полное покрытие понесенных расходов. Последнему следует правильно оформить необходимую документацию, а также произвести ее сдачу бухгалтерии.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
• +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(6 3,83 из 5)
Загрузка…

Источник: http://russiansu.ru/komandirovka/pravila-napisaniya-avansovogo-otcheta-po-komandirovke-i-srok-sdachi.html

Авансовый отчет за командировку — Бесплатная Юридическая Помощь

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи.

На титульном листе должны быть заполнены графы, касающиеся самого работника, организации и цели выдачи аванса. На обратной стороне необходимо конкретизировать с указанием подтверждающих документов то, как были расходованы выданные средства. Также к отчету всегда прикладываются сами подтверждающие документы.

Работник вносит в форму авансового отчета по командировке данные (некоторые из них могут быть уже впечатаны машинным способом):

• полное наименование организации;
• Ф.И.О. работника, полное название его должности;
• дата составления документа;
• цель выдачи аванса – в этом случае это командировочные расходы;
• названия и суммы по документам, подтверждающим расходы – они указываются на обратной стороне отчета.

После заполнения авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где командировочные расходы проверяются и при необходимости делается доплата по расходам сверх аванса или принимаются неизрасходованные остатки выданных средств.

После проверки документа бухгалтер заполняет графы с реквизитами документов, по которым был выдан аванс. Бухгалтер расписывается в получении отчета и проверяет все данные, указанные работником. Правильность предоставленной информации и соответствие всех приведенных в отчете сумм подтверждается соответствующей записью бухгалтера. Общая сумма расходов указывается в графе «Итого».

Далее отчет отправляется на утверждение руководителю компании или другому уполномоченному лицу. После этого бухгалтер может списать остаток средств и произвести окончательные расчеты с работником. Прием остатка аванса осуществляется по приходному кассовому ордеру, доплата – по расходному кассовому ордену. Возможно, как и выдача аванса, перечисление средств в безналичной форме.

 Образец заполнения отчета можно скачать в конце статьи, важно аккуратно заполнить все графы с реквизитами подтверждающих выдачу денежных средств и их расход документов.

Соответствующие графы заполняет бухгалтер, названия документов можно записать в любых понятных формулировках. Далее отчет определяется в соответствующем приказе или ином нормативном документе компании.

Перед тем, как заполнять отчет, командированный работник должен систематизировать все подтверждающие расходы документы. Для расходов на транспорт — это билеты, для расходов на проживание и питание – чеки и накладные.

Если оправдательные документы составлены не на русском языке, перевод обязателен, но его может сделать любое лицо, владеющее языком. Перевод можно просто заверить у главного бухгалтера, полного перевода также не требуется – достаточно, чтобы в бухгалтерии могли удостовериться в сути документа и учесть его в отчетности.

Для отправки в командировку в другую страну аванс выдается в иностранной валюте, но указывать сумму необходимо и в рублях, и в валюте. Точно также выданный аванс проводится по всем документам.

Если работник не вернул неизрасходованные в командировке средства, их можно удержать с его зарплаты в будущем месяце – такая практика вполне законна, так как все остатки от выданного на командировку аванса должны быть возвращены в кассу. Но решение об удержании средств должно быть принято не позднее чем через месяц после командировки.

Авансовый отчет – необходимая часть оформления расчетов с работником, отправляющимся в командировку.Примеры заполнения посмотрите ниже, особой сложности в составлении этого документа нет, но очень важно уделить должное внимание оформлению и учету подтверждающих расходы документов и проводку средств в бухгалтерской отчетности.

Скачать бланк бесплатно:

Бланк авансового отчета (унифицированная форма № АО-1)
Образец авансового отчета(Exel)

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/komandirovochnie/avansovyj-otchet-po-komandirovke.html

Командировка: Авансовый отчет

Командировки сотрудников являются обычной практикой большинства организаций. Авансовый отчет по командировке – это обязательный документ, который сотрудник предоставляет в бухгалтерию по возвращению из поездки.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Общие положения

Командировки позволяют решать необходимые задачи компании и в конечном итоге влияют на эффективность ее работы в целом. Именно поэтому знать правила, касающиеся их оформления и отчетности крайне необходимо.

На текущий момент авансовый отчет по командировке является единственным документом, который подтверждает затраты сотрудника в служебной поездке, и свидетельствует о факте ее совершения.

Командировочное удостоверение и отчет

До 2016 года удостоверение по служебной поездке подлежало обязательному заполнению. Однако с 1 января 2016 года необходимость в оформлении КУ отпала благодаря соответствующему постановлению Правительства РФ. Таким образом, если в учетной политике организации составление этого документа не предусмотрено, то и предоставлять его не нужно.

Однако компании оставляют за собой право выдавать сотруднику такое удостоверение, используя для этого старый бланк.

Всегда ли нужен отчет?

С авансовым отчетом по командировке дело обстоит иначе – его заполнение является обязательной процедурой, исключением является:

• Если при поездке сотрудник расходовал только личные средства и не требует компенсации. Затраты на командировку возмещаются компанией, если работник предоставил документы, которые их подтверждают. Если же работник на добровольной основе отказывается от составления отчета и последующей за ним компенсации, обязывать его никто не будет.
• Если затраты на поездку несет предприниматель. Оформлять авансовый отчет на самого себя не имеет смысла. В письме ФНС от 31 августа 2012 года указано, что ИП, который не занимается оформлением авансовых отчетов, не должен подвергаться административным наказаниям в форме штрафов и санкций. Альтернативным авансовому отчету по командировке документ для индивидуального предпринимателя является РКО. В нем отражены все израсходованные суммы, указаны номера накладных и других первичных документов.
• Если перед служебной поездкой сотрудник не получил аванс. В этом случае заявку на компенсацию командировочных расходов сотрудник может подавать в произвольной форме. При этом утвержденный в компании бланк авансового отчета используется не во всех случаях, что не является нарушением.

Как оформить отчет о командировке

С 1 января 2012 года специальный бланк отчета, разработанный законодательством, больше не является обязательным. Организации получили право на разработку собственного бланка документа, который фиксируется в учетной политике. При этом старый государственный бланк по форме АО-1 также может использоваться на практике, что и происходит во многих компаниях.

Обычный пример отчета о командировке включает в себя краткие данные об организации, командированном сотруднике, целях поездки и содержании затрат.

Основная часть документа предназначена для заполнения следующих сумм: фактических затрат на поездку и выполнение служебного задания, остатка по предыдущим командировочным отчетам или величины задолженности по ним, остатка от аванса (выданная сумма за минусом фактических расходов). Все затраты командированного работника должны подтверждаться правильно оформленной платежной документацией.

Чтобы было проще, условно выделим в отчете 4 основных компонента:

• Средняя часть – основная. В этой части указаны суммы средств, которые были потрачены на командировку.
• Место для подтверждения проверки документа бухгалтерией. Здесь фиксируется сумма суточных, а также итоговая расчетная сумма.
• Список документов, подтверждающих затраты. Напротив наименования документа указывается номер, дата получения, тип услуги или вид товара. Список документов завершает подпись командированного сотрудника, который предоставляет отчет.
• Приложения. Это оригиналы чеков и других документов, отражающих факт затрат.

Это краткая информация об отчете о командировке, которая необходима для понимания основных пунктов, требующих заполнения. Следующим шагом после заполнения нужных сумм и расшифровки расходов будет подписание и согласование документа с бухгалтером и руководителем организации.

Авансовый отчет после командировки: подписание, согласование

Прежде всего, подписать отчет должен сотрудник компании, вернувшийся из служебной поездки. Документ предоставляется в бухгалтерию, где его проверяют и корректируют (при наличии ошибок). Бухгалтер производит расчет сумм и фиксирует факт принятия отчета и приложенных к нему документов.

Далее отрывная часть передается подотчетному лицу. В ней указаны его инициалы, порядковый номер документа, его дата, полная сумма расходов (число с расшифровкой прописью), количество приложений в виде документов, общее количество листов отчета.

После этого бухгалтер и главбух подписывают отчет и предоставляют его руководителю организации для проверки и утверждения.

После того, как начальник утвердит документ своей подписью и расшифровкой, командировочный отчет может приниматься к бухгалтерскому учету. При перерасходе работнику выдается денежная компенсация, при остатке авансовых средств сотрудник обязан предоставить его в бухгалтерию.

Как заполнять авансовый отчет по командировке в электронном виде

С апреля 2011 года авансовые отчеты разрешено оформлять в электронном виде. Это касается и отчетов по командировкам. В законе № 63, регламентирующем правила использования электронной подписи есть статья 6, в которой указано, что составленный в электронном виде отчет должен быть подтвержден электронной подписью: сотрудника, бухгалтера, руководителя.

В этом и заключается сложность оформления электронного документа: требуется установка электронной подписи для каждого сотрудника, участвующего в оформлении авансового отчета.

В приложении для бизнеса Hamilton Авансовый отчёт этот момент предусмотрен. Используя его, Вы можете оформлять авансовые отчеты по командировке полностью в онлайн режиме, подписывая их ЭЦП. Эта возможность появилась впервые в России в 2017 году и компании уже начали активно её использовать. Больше информации о первопроходцах можно найти в статье – Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Источник: http://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Пример авансового отчета по командировке

Если работник направляется в командировку по служебным делам, ему необходимо заранее приобрести билеты и забронировать номер в гостинице.

Конечно, он может сделать это и за свой счет, а затем потребовать компенсацию у работодателя, но по закону в таком случае ему должны быть выделены деньги из кассы предприятия.

Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет чеки для подтверждения расходов, и на их основании бухгалтер оформляет авансовый отчет.

В образце заполнения авансового отчета по командировке, утвержденном Постановлением Госкомстата, содержится следующая информация, которую желательно указывать в данном документе:

• Дата и номер.
• Общая сумма денежных средств, выданных руководителем.
• Фамилия и инициалы подотчетного лица, его должность и назначение денег.
• Остаток или перерасход за предыдущий аванс.
• Сколько денег получено и сколько израсходовано.
• Подпись бухгалтера с расшифровкой.
• Какие документы подтверждают расходы.

Недостаточно иметь на руках образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы, ведь нужно знать еще и некоторые рекомендации по его оформлению и подаче:

• Всем документам, прилагающимся к отчету, присваиваются порядковые номера, которые впоследствии указываются в самом отчете.
• Заполнением отчета лучше всего заниматься подотчетному лицу совместно с бухгалтером.
• В обязанности бухгалтера входит проверка целевого расходования выделенных подотчетному лицу средств, правильность подсчета всех сумм и оформления отчета.
• Если работнику были выданы деньги в иностранной валюте, информация об этом должна быть указана в соответствующей строке отчета.
• После заполнения отчета необходимо его утвердить. Сделать это может руководитель или иное уполномоченное лицо.

Помимо затрат на билеты и проживание в гостинице, в авансовом отчете могут учитываться расходы на бензин, проезд на общественном транспорте или такси, покупки в продуктовых и иных магазинах, если такие траты необходимы работнику для успешного выполнения задач в командировке.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Ответственность за неправильное оформление авансового отчета в первую очередь возлагается на работника, который его принял от подотчетного лица, т.е. на бухгалтера. Последствия могут быть самыми разными:

• Если ошибку обнаружил руководитель и есть возможность ее исправить, от может применить к бухгалтеру штрафные санкции и приказать его переделать.
• Если неправильное оформление было выявлено в ходе налоговой проверки, вполне возможно изменение базы налогообложения, и документ не будет принят. В этом случае могут применяться санкции ст. 122 НК РФ за неполную уплату налогов или грубое нарушение правил учета.
• Если будет выявлено, что из-за неверного составления авансового отчета была занижена сумма налога, то руководитель, помимо штрафа, обязан будет заплатить и пеню в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый просроченный день, а также общую сумму недоимки, которая будет установлена после полного перерасчета.

Чтобы избежать неприятностей, лучше всего перед посещением организации сотрудниками Налоговой службы самостоятельно заняться пересмотров бухгалтерских документов, или же заказать в компетентной компании аудиторскую проверку, которая позволит заранее выявить имеющиеся недостатки в финансово-экономической деятельности.

Общие правила

Перед тем, как оформлять авансовый отчет по командировке, стоит ознакомиться с основными правилами его заполнения:

• Разрешается использовать как уже установленную форму, так и электронные бланки, заверенные квалифицированной подписью, или же самостоятельно составленный и утвержденный руководителем отчет.
• В качестве расходов могут приниматься только аргументированные и удостоверенные чеками или накладными траты. Например, если сотрудник по пути к месту командировки заправлял свой автомобиль бензином, денежные средства подлежат компенсации. Если же, находясь по месту командировки, он купил себе мороженое, то такая покупка в отчет включаться не будет, т.к. выделенные деньги для такого использования не предусматриваются.

• К отчету обязательно должны прилагаться подтверждающие документы, в противном случае траты будут считаться нецелесообразными и неаргументированными.
• Работник должен предоставить отчет в течение трех дней после возвращения из командировки или с момента завершения срока предоставления денежных средств.
• Если был выявлен перерасход в командировке, эти деньги должны быть компенсированы сотруднику из бюджета предприятия, и данная информация также отражается в отчете.

Порядок заполнения авансового отчета

Чтобы не допускать ошибок и максимально быстро заполнить авансовый отчет, следует придерживаться такого алгоритма:

• Сначала в шапке документа указывается сумма остатков по выданным ранее авансам и текущая задолженность, а также размер фактически израсходованных средств. Под дебетом принимается 26, а под кредитом – 71.
• Далее обозначается сумма к утверждению, но предварительно ее нужно сверить с чеками, накладными и квитанциями.
• На обратной стороне отчета указываются числа, когда были совершены расходы, а также суммы, наименования и номера подтверждающих документов.
• Все материалы, подтверждающие траты, должны прилагаться к отчету. Их можно прикрепить к отдельному листу формата А4.
• Когда отчет будет сформирован, его необходимо предоставить бухгалтеру для проверки и утверждения.

Если сотрудник после командировки сразу же отправляется в отпуск, ему необязательно приносить отчет во время законного отдыха: он может сделать это в течение трех дней с момента его окончания. То же самое касается и больничного.

Обоснованный перерасход

Как говорилось ранее, сумма перерасхода обязательно указывается на лицевой стороне авансового отчета. Если сотрудник во время командировки потратил часть своих денег, то по возвращении они компенсируются из кассы предприятия и составляется кассовый ордер на перерасход.

Нередко бывает и так, что у работника после командировки остаются деньги, выделенные ему предприятием, и в этом случае все сумма подлежит возврату в кассу.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

Основанием для возврата перерасходованных средств является авансовый отчет и прилагающиеся к нему чеки или накладные. В целом, компенсация перерасходов происходит по следующей схеме:

• Работник подает отчет, бухгалтер проверяет его и утверждает у руководителя.
• Сотрудник получает деньги из кассы предприятия, оформляется расходно-кассовый ордер на указанную сумму.
• Если в кассе нет полной суммы для компенсации перерасходов, можно договориться с работником о выплате по частям.
• Написать заявление с просьбой вернуть излишне потраченные деньги.
• Составить отчет о потраченных средствах и прикрепить к нему подтверждающие документы.
• Отдать все на рассмотрение руководителю, которые впоследствии издает приказ о возмещении расходов.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, для компенсации ему всех сумм он должен действовать следующим образом:

Стоит отметить, что работодатель может самостоятельно определять круг лиц, которые при выполнении тех или иных задач могут допускать расход собственных денег, которые впоследствии ему компенсируются, но это должно быть отражено в приказе и документах организации. Если сотрудник не входит в данный круг, но потратил собственные деньги, не согласовав это с руководителем, последний может отказать ему в компенсации на законных основаниях.

Если же собственные деньги были потрачены в командировке, то информация об этом обязательно указывается в авансовом отчете, а затем вся сумма компенсируется сотруднику через кассу.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

Сейчас практически все организации предпочитают выплачивать своим работникам зарплату не наличными, а на банковскую карту, т.к. это гораздо удобнее. Прямого запрета на перечисление перерасхода на карту нет, однако в п. 4.4 Положения ЦБР №373-П указывается, что в этом случае должна производиться выдача денег наличными.

Представители Казначейства и Министерства финансов прокомментировали, что вопрос компенсирования перерасходов находится в ведении трудового законодательства, а не нормативно-правовых актов Центробанка, поэтому способ компенсации работодатели должны выбирать индивидуально, отразив их в локальных документах организаций.

Можно поступить и иначе: перевести деньги отдельным платежным поручением, иначе при проверке Налоговая инспекция может включить в «доходы» средства, потраченные работником на нужды организации.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/primer-avansovogo-otcheta-po-komandirovke/

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Если использовать образец заполнения авансового отчета по командировке, то будет проще создать качественный документ без ошибок. При изучении статьи, обращайте внимание на рекомендации и примечания, объясняющие необходимость правильных действий.

Сотрудник после возвращения на основное место работы обязан в трехдневный срок отчитаться по использованию денежных средств, полученных перед выполнением задания. Он предоставляет в бухгалтерию предприятия чеки ККМ и другие первичные документы, подтверждающие сделанные расходы, а также авансовый отчет по командировке, который составляется по форме АО-1.

Составление авансового отчета по командировке является обязательным требованием, которое приведено в п. 26 постановления Правительства № 749 от 13 октября 2008 г. Использование определенной формы упрощает ведение учета, выполнение контрольных и других рабочих функций.

Как заполнить авансовый отчет по командировке: образец

Скачать образец.

 Как заполнить авансовый отчет по командировке:  важные пояснения

В этом разделе рассмотрено подробно заполнение авансового отчета по командировке. Пример содержит все данные, в том числе: наименование организации, Ф.И.О. подотчетного лица, ответственных лиц, иные стандартные сведения. Соответствующие подписи около полей помогут правильно записать необходимые данные даже без наличия предыдущего опыта.

Поэтому в следующем списке приведены только ответы на дополнительные вопросы и рекомендации, которые помогут не совершать ошибок:

• В графе «Назначение аванса» обычно записывают «командировочные расходы». В действительности допустимо разное целевое назначение (и соответствующие пометки), например, оплата услуг.
• Если сотрудник часто бывает в командировках, возможно накопление остатков по денежным средствам, полученным ранее. Для учета этих сумм используют специальное поле «Предыдущий аванс».
• В нижней части листа есть отрывная часть, которую после заполнения бухгалтерии отдают подотчетному лицу. Туда заносят данные о переданных чеках.
• Чтобы правильно создать авансовый отчет командировочные расходы подтверждаются первичной документацией. Счета, квитанции сортируют в хронологическом порядке. Если имеются слишком маленькие документы, то их наклеивают на стандартом листе А4.
• Сведения о первичных документах, порядковые номера, суммы и другие данные записывают на обратной стороне формы А-1.
• Этот пример оформления авансового отчета по командировке объясняет правила заполнения отчета при выполнении задания на территории России. Если поездка была за пределы страны, использовалась валюта, то соответствующие суммы вписывают в столбце «8» на обратной стороне. В рублевом эквиваленте данные заносят с пересчетом курса на дату утверждения отчета руководителем организации.
• В нашем примере приведены правильные проводки по дебету (сч.10 и 50)и кредиту (71).

 Как оформить авансовый отчет по командировке без проблем

Надо, чтобы документы к авансовому отчету по командировке полностью соответствовали требованиям, которые предъявляются к первичной документации такого типа.

Необходимо, чтобы подтверждения содержали полные сведения об услуге (покупке товара), ИНН, номер кассового аппарата, иные идентификационные данные. Характер этих операций должен совпадать с целью, указанной в графе «Назначение аванса».

Чтобы не ошибиться, перед командировкой сотруднику следует обновить знания о документах, которые признаются контрольными органами государства при оправдании командировочных расходов.

Источник: http://okbuh.ru/komandirovka/avansovyj-otchet-po-komandirovke