Как правильно писать пояснительную записку образец

Объяснительная записка: что это за документ и зачем он нужен?

С таким видом документа, как объяснительная записка знакомы абсолютно все. Некоторым довелось столкнуться с написанием записки объяснительного типа ещё в школьные годы, кому-то в студенческие времена, а кто-то узнал о ней только при выходе на работу.

Однако общую информацию об этом документе, что это такое, его виды и отличия от других записок, сроки действия и предоставления, право на отказ от написания и некоторые другие подробности знают далеко не все. Данная статья станет хорошим источником информации в этих аспектах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что это за документ?

Объяснительная записка — это один из видов документов письменной формы, который или разъясняет некоторые пункты главного документа (отчета, плана и т. д.), либо дает объяснение определенным действиям, происшествиям или же фактам.

Докладная — это документ, предназначенный для рассмотрения руководством, который несет в себе четкую информацию, касательно каких-либо аспектов, а также содержит выводы, советы и предложения, способствующие к побуждению начальства принять необходимое решение.

Виды записок данного типа

Существует несколько видов записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.

Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:

1. Побудительные записки. Данный вид документа, как правило, используют физические лица, которые хотят добиться конкретно поставленной цели от вышестоящих лиц, уполномоченных на принятие, требуемого решения.
2. Уведомительные записки. Такие записки периодически работодатели требуют от подчиненных, с целью получения сведений о рабочем процессе, некоторых его деталях, а также итогах, поставленных руководством задач.
3. Отчетные записки. Отчетные объяснительные записки выступают в роли определенного сообщения или доклада о неких действиях, а также уведомлением о конечных результатах проделанной работы.

В ряде случаев такие записки являются документом, который предоставляет отчет начальству об исполнении приказа, постановления, а также действий иного характера.

4. Записки внешнего типа. Если физическое лицо составило записку, предназначенную не для рассмотрения со стороны его непосредственного начальства, а со стороны лиц, которые имеют руководство над начальством адресанта, то такой документ относят к категории внешних.

Чтобы правильно оформить документ, необходимо использовать общий бланк того предприятия, где работает сотрудник, и получить подпись от начальства.

Не забудьте указать, точную информацию о названии предприятия, о том, что записка относится к докладному виду документов, личные данные адресата, индекс, а также место и день заключения внешней записки.

5. Записки внутреннего типа. Если докладная записка составлена для начальника организации, в пределах которой работает адресант, то она называется внутренней. Оформить внутренней документ можно без всяких бланков, просто используя бумажный лист формата А4.

Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки.

Разница между пояснительной и объяснительной записками

Такие виды документов, как объяснительная и пояснительная записки, очень схожи по своей сути, но все же имеют отличия. Документ, являющиеся пояснительным, содержит информацию за отчетный период, установленный для какой-либо организации, и чрезвычайно важен для бухгалтерской отчетности.

Пояснительная записка несет информацию, которая выступает в роли дополнения для всевозможных показателей учета, некоторых таблиц, отображающих состояние имущества, а также других документов финансового характера.

Таким образом, объяснительная записка является более общим документом в отличии от пояснительной, которая используется преимущественно в сфере бухгалтерии.

Скачать пример пояснительной записки можно тут.

Сроки подачи и действия

В статьях 192 и 193, входящих в состав Трудового кодекса Российской Федерации, подробно описано право работодателя совершить взыскание дисциплинарного типа в сторону сотрудника, который не исполняет свои обязанности надлежащим образом.

Статьей 193 установлено, что физическое лицо, представляющие работу некомпетентному сотруднику, перед совершением дисциплинарных взысканий должно потребовать с него документ с объяснением причин уклонения от исполнения его обязанностей, а так же, когда он пишется.

В случае применения таких документов, как объяснительные записки, действуют следующие сроки:

1. Предоставить записку с объяснением работник должен не позднее, чем за два рабочих дня. В противном случае, если за этот срок работодатель не получает документ, то в сторону сотрудника оформляется акт.
2. Документ, содержащий объяснения о нарушении трудовых действий, должен храниться на протяжении трёх лет (согласно федеральному закону под номером 587, вмещающему сведения о перечне архивных документов и о сроках хранения документации). По истечению этого термина, записка теряет срок годности.

Возможно вас заинтересует информация и о другой документации, например заполнение справки 2-НДФЛ.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную?

В то время, как на работодателя, в соответствии с действующем законодательством, возложена обязанность требовать от сотрудника объяснительную при подозрении его в дисциплинарном проступке, сотрудник имеет право не писать объяснительную.

В таком случае работодатель совершает взыскание с помощью акта, составленного в адрес провинившегося физического лица. Акт составляется на основе показаний свидетелей. За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно дисциплинарное взыскание.

Если сотрудника лично ознакомили с письмом, которое информирует лицо о желании работодателя получить объяснения, то он в обязательном порядке должен на него дать ответ. При этом за ним остается право не писать объяснительную.

Отказ от предоставления объяснений письменно

Физическое лицо, предоставляющее работу, запрашивает объяснение от сотрудника с целью разъяснения определенных действий и поступков. Работник в праве отказаться от написания данного документа, но этот факт не сыграет в его пользу.

Отказавшись от написания документа, работник подвержен большему риску для получения следующих наказаний:

• Замечания,
• Выговора,
• Штрафных санкций,
• Увольнения,
• Других видов наказаний, являющихся уместными по мнению работодателя.

Грамотно написав записку и четко разъяснив все факты, сотрудник значительно увеличивает свои шансы к смягчению вины или полному оправданию в глазах работодателя.

Журнал регистрации докладных и объяснительных записок

В список обязанностей работодателя входит соблюдение общепринятых правил делопроизводства. К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации.

В то время как всем документам, заключенных в виде записок, присваивается номер регистрационного типа, то для докладных и объяснительных записок нумерацию в журнале необходимо проводить в отдельной графе. Следует помнить, что регистрировать докладные и объяснительные записки вместе — запрещено!

При заполнении журнала нужно указать номер документа, дату, а также наименование и заголовок.

Чтобы иметь представление, что это за документ, скачайте образец объяснительной записки при опоздании на работу.

Источник: http://bizakon.ru/kadry/obyasnitelnaya-zapiska-eto.html

Чем отличается объяснительная записка от пояснительной?

У кого как, но все же хотя бы изредка, да каждый из нас может совершить ошибку на работе или нарушить трудовой кодекс. Даже в самых мелочах, за которые, казалось бы, и не нужно отвечать.

Но в таких ситуациях начальство просит сотрудника написать причину, по которой он совершил то или иное деяние. Тогда на помощь приходит записка с объяснениями.

Но, к сожалению, далеко не каждый обладает навыком написания подобного рода документов, а также ввиду своей юридической некомпетентности может перепутать объяснительную или пояснительную записки.

При каких ситуациях требуется написание «оправдания»?

По факту любые подобного рода документа оправдывают сотрудника, указывают на причину, которая спровоцировала его на совершение рабочей ошибки. Возможно, кому-то это может показаться странным и неправильным, но на практике именно документ с объяснениями много раз спасает невнимательных и растерянных людей. Но, тем не менее, существует ряд нарушений, за которые подразумеваются наказания от начальства:

• опоздание на работу;
• появление на служебном месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
• отсутствие на служебном месте без уважительной причины;
• в процессе работы сотрудник может получить травму, покалечить себя (по своей вине);
• сотрудник нарушил правила техники безопасности, соответственно, подверг остальных работников риску;
• невыполнение должностных обязанностей в полной мере.

Составление объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей под силу абсолютно каждому при должной сноровке.

Смотрите видео о том, для чего нужны объяснительные и пояснительные записки.

Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?

Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени.

Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание. А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.

Если правда очень не хочется мучить себя всеми бумажками и документами, можно попробовать подойти к начальству и попросить их написать разрешение, освобождающее работника от написания объяснительной. Но:

1. Человек может отказать в такой просьбе, поменяв свое мнение о конкретном сотруднике.
2. Начальство может разрешить сотруднику не составлять документ с объяснениями.

Но во втором случае, как правило, работник просто-напросто получает выговор. Поэтому лучше просто смириться, узнать разницу пояснительной и объяснительной записок, а затем написать оправдывающий себя документ.

Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная?

Кто бы что ни говорил, а разницу между пояснительной и запиской с объяснениями есть. Стоит просто взглянуть на существительные, от которых были образованны данные слова. Очевидно, что это объяснение – объяснительная или пояснение – пояснительная.

Объяснительная записка

Используя объяснительную, мы как бы объясняем в письменной форме, почему мы поступили таким-то образом, пишем причину, по которой нарушили трудовой кодекс, то есть оправдываемся. Конечно, не всегда удается указать истинную причину нарушения. Например, кто-то может стыдиться того, что проспал. В таком случае указываем просто «Опоздал на работу по неуважительной причине». Старайтесь не придумывать, а писать все так, как было.

Читайте о том. как вести себя при увольнении.
А также о правовых последствиях незаконного увольнения.

Очень часто объяснительные связывают с прогулами или намеренными пропусками работы на какое-то количество времени. Но на самом деле это не так. Если сотрудник, к примеру, задержался в пути (попал в пробку по дороге на работу) или даже попал в аварию, то в таком случае тоже необходимо писать объяснительную, что опоздал на работу.

Пояснительная записка

Для кого-то сейчас откроется огромный занавес, но пояснительную записку используют далеко не в качестве документа, и не всегда на работе. Пояснительная изначально была создана для того, чтобы пояснять прилагающиеся дополнительные документы. То есть с ее помощью уточнялись те или иные моменты чего-либо.

Например, раньше в учебных заведениях при сдаче диплома или какой-то зачетной работы студенты используют именно пояснительную записку, которая помогала проверяющей комиссии понять суть некоторых сложных или запутанных моментов и нюансов.

Возможно, кто-то ошибочно полагает, что смысл слова «пояснительная» — пояснение, по какой причине совершено то или иное нарушение. Но на самом деле пояснение – это всего лишь дополнение к основной части чего-либо.

Какой вид записки нужно использовать на работе?

Разобравшись в теме, можно сделать логический вывод: в работе используем исключительно объяснительную записку, поскольку конкретно ее функции – объяснить, оправдать, указать истинную причину нарушения.

Пояснительная по большей части вообще не должна использоваться при ситуациях, описанных выше. Ее главное предназначение – пояснить что-то, дать чему-то отдельную характеристику, постараться натолкнуть человека на нужную и правильную мысль.

На примере объяснительной кассира рассматриваются основные правила составления документа, а также указываются все нюансы и хитрости. 

Источник: http://www.rutvet.ru/chem-otlichaetsya-obyasnitelnaya-zapiska-ot-poyasnitelnoy-10481.html

Как писать пояснительную записку

Образцы пояснительных записок в налоговую по требованию

Когда в налоговых отчетах в самом деле содержаться ошибки, то организации и предприниматели могут сразу направлять уточненную декларацию, а не пояснительную записку (НК РФ 81, п.1, ст.81). Любая пояснительная записка пишется в свободной форме, строгих бланков для ее написания нет.

Подается на бумаге, одним из способов: лично, обратившись в канцелярию налоговой; по почте.

Как написать пояснительную записку — образец и пример написания

Документ «Пояснительная записка» получил свое название, поскольку он призван дать краткое, но тем не менее достаточно полное понятие о документации, которую он сопровождает.

Пояснительная может сопровождать как исследовательский проект, так и налоговую, бухгалтерскую и прочую документацию, нуждающуюся в кратком тезисном описании.

Эту задачу и решает пояснительная.

Исходя из этого определения, видим, что содержание пояснительной записки будет прямым образом определяться типом документа, к которому она приложена.

Правила написания объяснительной записки

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований: Правильно составленная, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов.

Как правильно написать пояснительную записку – поясняем, требования и образец

Так проще понять, что от вас хотят. Выполняется как сопровождение к практическому исследованию.

Она предоставляется вместе с основной работой рецензенту и научному руководителю. Помните, что во время зачета, аттестационная комиссия будет скорее читать именно пояснительную, а не саму работу.

И конечно, ложь может усугубить ситуацию и увеличить ваше наказание; не спешите обвинять во всем своих сотрудников, потому что, скорее всего, от них также потребуют объяснений, а враги и недоброжелатели при конфликтной ситуации и подавно излишни; не ссылайтесь на какую-либо некомпетентность или непрофессионализм (вы подписывали должностную инструкцию, а значит, подтвердили свое соответствие ей).

Что такое пояснительная записка

Некоторые случаи требуют от документа указания результатов проработки конкретного вопроса, экспертных заключений, выполненных расчетов, прогнозов социально-экономического значения и прочих предложенных решений.

Под соответствующим термином принято понимать документ, предоставляющий общие сведения относительно исследования научной работы или официальной документации, в частности бумаги, связанные с налоговой или бухгалтерской отчетностью.

Пояснительная является необходимой и неотъемлемой частью дипломной студенческой работы, особенно она важна при написании диплома по техническим специальностям.

Однако многие студенты не имеют понятия, как написать пояснительную записку.

Остановимся на том, как правильно написать пояснительную вкратце, дав нашим читателям краткий план действий в виде важных советов и рекомендаций. Итак.

Пояснительная записка составляется в виде отчета и вместе с дипломом передается научному руководителю дипломника, а далее и рецензенту.

Рецензия на диплом по сложившейся практике, как правило, пишется именно по такой записке.

Как написать пояснительную записку: образец

Обычными объемами пояснительной являются для бакалавров 30 страниц (не более), и для магистров 80 страниц (не более).

Источник: http://perspectiva78.ru/kak-pisat-pojasnitelnuju-zapisku-83847/