Как правильно оформить график отпусков образец

Содержание

График отпусков: рекомендации и образец заполнения

В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и, в частности, статьей 123, график отпусков является обязательным к оформлению для работодателя, а также его непосредственного подчиненного.

Сроки составления на последующие годы

Не позже, чем за 2 недели до наступления года, когда был составлен документ, утверждается приказ об утверждении графика отпусков. Получается, что по состоянию на 2017 год имеется необходимость в утверждении указанного документа не позднее 17 декабря 2016 года.

Соответственно, распорядок работы на 2018 год следует составить и принять к рассмотрению не позднее 15 декабря 2017 года, так как по календарю, 17 число приходится на воскресенье. Но график отпуска и образец его заполнения обязательно надо принимать к сведению, чтобы учесть все законодательные нормы.

Иногда бухгалтеры задают себе вопрос, как составить документ правильно, ориентируясь на образец приказа на утверждение графика отпусков. Все знают, что ежегодный оплачиваемый отпуск является правом служащего, которое закреплено за ним государством. Его интересы защищает Трудовой Кодекс, и об этом знают все. Но это ещё и обязанность работодателя, несмотря на то, что руководители компании об этом нередко забывают.

Чтобы оформить данный документ, не приходится обычно сталкиваться с трудностями. Правда, придётся учитывать кое-какие нюансы.

Как оформлять и вносить коррективы?

Определенные особенности имеет заполнение бланков отпусков. Образец заполнения становится своего рода ориентиром в этом плане. Составление графика отпусков, как распоряжение, заполняется по унифицированной форме Т-7. Как составить такой документ? Составление графика отпусков подчиняется общепринятой схеме.

Внимание! Составляется график отпусков по форме Т-7.

Составляя документы на очередной календарный год, следует обсуждать данный момент с теми служащими компании, которые имеют особые права. Следует опросить этих людей, в какое время для них удобно отправиться на отдых. О какой группе работников идет речь:

  • женщины, у которых на содержании имеется двое и более детей, чей возраст не превышает 12 лет;
  • мужья, супруги которых находятся в отпуске по беременности и родам, в соответствии со статьей 123 Трудового Кодекса;
  • совместители. У таких служащих отпуск предусматривается в тот же самый момент, когда их отпускают на основном месте службы. Таковы положения статьи 286 Трудового Кодекса РФ;
  • работники, не достигшие 18-летнего возраста, в соответствии со статьей 267 ТК РФ;
  • люди, имеющие звание почетного донора России;
  • женщины, приходящиеся супругами военнослужащим, намеревающиеся отправиться в отпуск параллельно со своим супругом;
  • люди, пострадавшие от Чернобыльской аварии.

Собираясь утвердить распоряжение относительно отпусков на следующий год, ориентируются на соответствующий бланк оформления по примеру. Надо собрать с указанных категорий граждан соответствующее заявление.

Пример заполнения формы

В такой бумаге они указывают свои пожелания по поводу даты, когда им хочется покинуть рабочее место на тот или иной срок. Собранные заявки станут подтверждением, что работодатель действительно обеспечивал отпуск в удобное для своих сотрудников время. Но нельзя забывать, что у служащего предприятия есть право передумать.

Соответственно, он может в любой момент сделать запрос на корректировку желаемого времени для выхода на отдых. Чтобы обезопасить себя от таких последствий, также можно попросить своих подчиненных указать соответствующие пункты в заявке.

Скачать образец

Что указывать в документе?

О том, какого алгоритма надо придерживаться при составлении отпусков на следующий год, было сказано ранее. Для лучшего понимания процесса можно скачать форму № Т-7 «График отпусков». Он утверждается не позднее оговоренных в законодательстве сроков.

Внимание! График отпусков составляется обязательно для всех владельцев предприятий, частных компаний и юридических лиц. Этот момент не подлежит пересмотру, какая бы численность работников ни имела место. В случае отсутствия данного документа можно классифицировать такие действия, как административное правонарушение.

В документе обязательно следует отображать список сотрудников. То есть надо указывать все лица, которые состоят в компании, согласно трудовому договору. Также надо обозначить количество дней, на протяжении которых человек будет отсутствовать на рабочем месте. То или иное обозначение прописывается, в зависимости от отдельно взятого человека.

Лучше вписывать все дни, которые положены тому или иному сотруднику. Соответственно, складываются дни, которые входят в основной оплачиваемый отпуск, устраиваемый ежегодно. То же самое касается дней, которые являются частью дополнительного отгула, указанного в законодательстве России на основе локального нормативного акта по статье 123 ТК РФ или коллективного договора.

Важным пунктом является предполагаемый срок, когда будет положено начало отпуску. Необязательно обозначать конкретную дату. Можно прописать просто месяц, когда это случится. Правда, этим вы озадачите своего подчинённого, которому придется в бумагах указывать конкретные числа. Если записывать их первоначально, можно будет говорить, что компания четко следует графику. Соответственно, дополнительная бумажная волокита не потребуется.

Для тех, кто планирует вписывать только месяц, лучше закрепить указанное обозначение в локальном нормативном акте. Дата начала будет в нём записана не позднее, чем за две недели до ухода в отгул. Для чего это требуется? Таким образом, работник узнаёт о том, что его намереваются отпустить с работы. Во-вторых, бухгалтерия получает возможность работать правильно и без перебоев.

В графике можно указать ещё одну графу, где сотрудники поставят свою подпись. Этим они подтвердят тот факт, что согласны на отпуск по частям. Однако надо помнить, что, как минимум, одна из этих частей должна по продолжительности составлять 14 календарных дней.

Правовые положения

Административная ответственность, предусмотренная в случае отсутствия графика отпусков, включает в себя:

  • для руководителей предприятий, работающих по найму — денежный штраф, размер которого варьируется от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц предусматривается штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. В некоторых случаях компании лишают возможности дальнейшей деятельности на период до 90 дней.

Указанный график может отсутствовать у работодателей, зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. Они имеют право следовать порядку предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, когда все нюансы прописываются после обсуждения с работниками. Такая возможность закреплена на законодательном уровне посредством статьи 305 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Но если посмотреть на все плюсы и минусы такого подхода, всё же предпринимателям будет нелишним составить указанный график. Это объясняется тем, что у бизнесменов тоже присутствует ответственность за использование своевременного отгула на те или иные сроки и в том объеме, который позволяет государство.

Вывод

Не только в качестве дополнительного напоминания о положенном сотруднику отдыхе выступает рассматриваемый в данной статье документ. Он призван устанавливать оптимальную очередность отгула сотрудников с оглядкой на их взаимозаменяемость. Также при этом надо ориентироваться на сезонность производства и особенности трудового процесса.

Топ-5 статей сайта

Источник: https://pensiolog.ru/articles/grafik-otpuskov/

График отпусков правила составления

В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков ежегодно определяется графиком отпусков, составление которого является обязательным на любом предприятии независимо от формы собственности, вида трудового договора и обязанностей работника. Действие данной статьи распространяется в равной мере на всех сотрудников, независимо от того трудятся ли они полный рабочий день или работают по совместительству.

Порядок составления графика отпусков

В соответствии с Трудовым Законодательством РФ, каждый работник имеет право на отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней ежегодно, что закреплено в ст. 114-115 ТК РФ. График отпусков служит для пропорционального распределения отдыха всех работников с учетом их пожеланий, а также с учетом того факта, что отсутствие отдельно взятого сотрудника не должно сказываться на эффективности производства предприятия.

Начальная процедура составления графика очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, подразумевает желание каждого сотрудника, то есть составляется предварительный или черновой вариант графика отпусков в письменном виде. Затем руководитель предприятия прорабатывает полученный предварительный график уже с учетом производственной необходимости, после чего составляется окончательный вариант графика отпусков.

График отпусков составляется не в произвольной форме, а на специальном типовом бланке, форме №Т-7, которая является обязательной.

Указанный график подписывается специалистом по кадровой службе, начальниками структурных подразделений, если таковые имеются, а затем утверждается руководителем и представителем профсоюза.

Читайте также  Лист ознакомления с личным делом образец

Приказ об утверждении графика не является обязательным, так как подписи вышеперечисленных должностных лиц уже являются гарантией законности составленного документа.

Сроки составления графика отпусков

График очередности отпусков составляется один раз в год и должен быть утвержден не позднее 16 декабря, то есть за две недели до окончания календарного года.

Далее в течение года в график вносятся данные о фактически полученных отпусках, а также о возможных переносах и иных обстоятельствах.

В обязанности руководителя входит предупреждение каждого сотрудника под роспись о предоставлении отпуска за две недели до определенной в графике даты.

Как составить график отпусков

Несмотря на то, что в законодательстве прописана процедура составления графика отпусков, возникает много сложностей в связи с различной спецификой предприятия и численностью сотрудников. Поэтому на некоторых предприятиях порядок очередности предоставления отпусков может быть еще закреплен и в локальных актах, таких как трудовой или коллективный договор.

К примеру, производственная необходимость предприятия может не допускать отсутствие определенного количества сотрудников, что естественно создает некоторые трудности.

Поэтому на уровне предприятия принимается решение, что ежемесячно для эффективности производства может отсутствовать не более 10% кадрового состава.

Данное решение учитывается при последующем составлении графика, то есть если на предприятии трудится 120 человек, то ежемесячно может отсутствовать не более 10 работников.

Спорные вопросы при составлении графика отпусков

График предоставления очередности отпусков составляется для сотрудников, которые имеют стаж работы свыше года, в связи с чем возникает вопрос, как соотносить периоды предоставления ежегодных отпусков вновь принятых сотрудников, которым в соответствии со ст. 121 ТК РФ отпуск должен быть предоставлен полной протяженностью по истечении шести месяцев. Данная категория сотрудников получает ежегодный отпуск сверх установленной очередности, о чем делается соответствующая отметка в графике.

Еще одним спорным вопросом при составлении графика отпусков является время года предоставления отпуска, то есть многие сотрудники хотят получить законный отдых в летнее время, что невозможно осуществить для всего коллектива.

Поэтому существует несколько категорий сотрудников, которые имеют право выбирать для отпуска удобное для них время.

К таким сотрудникам относятся: Герои РФ и Кавалеры ордена Славы, участники боевых действий, сотрудники возрастом до 18 лет, мужчины, у которых жена находится в отпуске по беременности и родам.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

Подобные льготы распространяются на женщин имеющих двоих несовершеннолетних детей, матерей-одиночек, беременных женщин, а также на сотрудников, которые работают по совместительству. Все категории граждан, имеющие указанные льготы оговорены в трудовом законодательстве, а также в ФЗ №1244—1, №4301-1,№5142-1,№2, №76.

Но, несмотря на то, что график отпусков при составлении предполагает учет пожелания самих сотрудников, возникают разные жизненные обстоятельства, которые могут существенно нарушить планы самого сотрудника и ему может понадобиться уйти в отпуск с нарушением графика. В этом случае закон, а именно ст. 124 ТК РФ гласит, что перенос отпуска возможен в случае:

  • несвоевременной оплаты отпускных, которые, кстати, должны быть выплачены за три календарных дня до отпуска.
  • при предупреждении о дате отпуска позднее установленных законом двух недель.
  • в случае производственной необходимости.

Также существуют личные обстоятельства самого сотрудника, которые могут вынудить попросить отпуск с нарушением графика. В этом случае пишется заявление на имя руководителя с просьбой об изменении даты отпуска в связи с возникшими обстоятельствами, которые можно подкрепить документально, если есть такая возможность, либо передать в устной форме при общении с руководителем.

График отпусков и правила его составления

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска. которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

  • Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
  • Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

  1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
  2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия — такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

  • Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
  • Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

  • Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
  • Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
  • Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат .

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

  1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
  2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
  3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.
Читайте также  Как приклеить уведомление на конверт образец

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

  • Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
  • Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

Источник: http://pravostoriya.ru/grafik-otpuskov-pravila-sostavleniya/

Как правильно оформить график отпусков образец

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7.

Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием.

В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В 2012 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2013 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10).

При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

График отпусков

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время.

Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Как составить график отпусков и все необходимые с ним документы

Срок хранения графика отпусков составляет один год со дня его окончания (п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558)

  • совместителях, даты отдыха которых синхронизируются со сроками отпуска по основному месту работы (ст.286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние (согласно ст.267 ТК РФ, не достигшие возраста 18 лет сотрудники имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности — минимум до 31 календарного дня);
  • женщины непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу же после него (ст.122 и ст.260 ТК РФ), а также мужчины, жены которых находятся в «декрете» (ст.123 ТК РФ);
  • сотрудники, усыновившие детей в возрасте до трех месяцев (ст.122 ТК РФ); жены и мужья военнослужащих (имеют право уйти в отпуск не по графику одновременно с супругами в соответствии со ст.11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997г.);

Источник: http://lawyertop.ru/kadrovyj-uchet/kak-pravilno-oformit-grafik-otpuskov-obrazets

Как составить график отпусков в 2018 году — с учетом неиспользованного,

Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.

Как в 2018 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.

При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2018 году?

Общие аспекты

По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.

Для работодателя имеющийся график предотвращает претензии со стороны инспекции по труду. Работникам этот график позволяет быть в курсе очередности получения отпусков.

Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.

Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.

В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть штатного персонала.

В 2018 году Рострудом был опубликован единый перечень основных требований трудового права, которые подлежат поверке.

Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.

При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.

Что это такое

График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.

Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.

Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.

Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.

Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим приказом руководителя.

Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки.  При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.

В коллективном соглашении или ином локальном нормативе прописывается максимальное число работников, которые могут одновременно уйти в отпуск в одном подразделении.

Это требуется во избежание остановки рабочего процесса. График отпусков это акт, содержащий информацию об отпусках сотрудников всех наличествующих структурных подразделений.

Каждый отдел должен иметь собственный отпускной график для имеющегося штата.

Подобная схема признается оптимальной для любой организации – руководство отдела составляет график при учете производственных потребностей, исходя из определенного количества работников.

Кто составляет график отпусков по Трудовому кодексу? Составлением занимается работодатель в лице отдела кадров, а утверждается готовый график руководителем.

Составленный график согласовывается с сотрудниками и корректируется кадровой службой.

Далее график корректируется с учетом требований руководителей, которые оценивают график, исходя из необходимости присутствия работников на рабочем месте.

Когда график корректируется по пожеланию одного работника, приходится смещать отпуска и других сотрудников.

Откорректированный график должен быть согласован со всеми лицами, кого касается порядок отпусков. Только после этого издается приказ о графике отпусков, с каким знакомятся начальники подразделений.

Составление приказа

Типовая форма отпускного графика содержит специальную графу для утверждения руководителем. Потому многие организации не утруждаются составлением отдельного приказа об утверждении графика.

Такая ситуация нарушением не считается, но все же наличие отдельного приказа зафиксирует факт утверждения отпускного графика.

Для приказа об утверждении отпускного графика не обязательно применять унифицированную форму.

Организация вправе составить собственный бланк произвольной формы, учитывая основные правила оформления и необходимость указания необходимой информации.

В приказе руководитель также может сделать дополнительные указания должностным лицам касательно предоставления отпусков.

Что касается унифицированных форм, то для составления приказа об утверждении используются формы Т-6 и Т-6а.

Отличие их в количестве человек, для которого они оформляются. Приказ по форме Т-6 предназначен для одного человека, а Т-6а – для группы сотрудников.

В приказе указывается следующая информация:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • наименование должности и подразделения;
  • период, за какой предоставляется отпуск;
  • название отпуска;
  • количество отпускных дней и даты начала и завершения отпускного периода.

Существуют виды отпусков, для каких нужно учитывать период, за какой они предоставляются и есть виды, для каковых это не требуется.

Так учитывается период отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого;
  • дополнительного с сохранением заработка;
  • дополнительного отпуска не оплачиваемого.

Не принимается в расчет период отпуска:

  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребенком;
  • учебного.

После того как приказ на отпуск составлен и утвержден, сведения о нем заносятся в личную карточку каждого сотрудника, в соответствующий раздел.

Когда сотрудник идет в отпуск по графику, ему нет необходимости писать специальное заявление. Приказ на отпуск составляется на основании имеющегося графика.

Однако если имел место перенос отпуска либо работник желает поменять дату отпуска, то он подает на имя руководителя заявление, где указывает количество отпускных дней и желаемые даты.

Если отпуск предоставляется не по графику, то после утверждения приказа в графике указывается новая дата отпуска.

Законодательная база

Ст.123 ТК РФ определяет общие нормы по составлению отпускного графика. Так работодатель составляет и принимает график отпусков не позднее, чем за две недели до окончания текущего года.

Когда на предприятии наличествует профсоюзный орган, работодатель обязан учитывать его позицию (ст.372 ТК) в порядке, определенном для утверждения локальных нормативов (ст.8 ТК).

График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.

При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.

Читайте также  Путевой лист в командировку образец заполнения

Но по ч.4 ст.123 ТК некоторым категориям работников ежегодный отпуск дается в подходящее для них время по их пожеланию, не перечащему правовым нормам.

Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.

По ст.115, ст.116 ТК отпуск бывает основным и дополнительным. Учебные и административные отпуска в графике не отображаются.

Если у работника имеются неиспользованные отпуска за предыдущие годы, то их можно предусмотреть в отпускном графике.

Но давать отпуск за еще не начавшийся год категорически запрещено. Отпускной график не является локальным нормативом, в нем отсутствуют правовые нормы.

И следственно на него не распространяется норма п.2 ст.22 ТК, предусматривающей ознакомление под роспись работников с принимаемыми локальными нормативами, касающихся трудовой деятельности.

В законе тоже отсутствует прямое указание на обязанность работодателя ознакомить работников с графиком, достаточно своевременно утвердить график и известить каждого сотрудника об очередности отпусков не позже чем за две недели до начала отпуска (ст.123 ТК).

Но позиция Роструда несколько отлична. В Письме Роструда №4414-6 от 31.10.2007 прямо сказано, что работодатель должен ознакомить всех работников с отпускным графиком под роспись.

Как грамотно составлять график отпусков в организации

Для того чтобы верно оформить график отпусков, надобно соблюсти основные правила:

В графике указываются лишь ежегодные основные и обязательные дополнительные отпуска Когда у субъекта имеется неиспользованный отпуск за предшествующий год, допустимо приплюсовать и его. Все прочие виды отпусков не отображаются
Отпуск возможно делить на части По согласованию сторон
Надобно учитывать пожелания сотрудников Обладающих правом на получение отпуска в удобное время
Надлежит учитывать взаимозаменяемость сотрудников И производственные потребности в течение года
Для создания графика не обязательно применять унифицированную форму Можно разработать собственную форму, утвердив ее соответствующим приказом

Порядок заполнения формы Т-7

Обязанность по применению унифицированных форм документов с 2013 года отсутствует, если организация не относится к бюджетным.

Но разработанный организацией график должен заключать обязательные реквизиты, предопределенные ФЗ №402 от 6.12.2011 «О бухучете».

Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7.  При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.

В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях.  Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.

Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.

Графы с седьмой по девятую заполняются по мере применения работниками отпусков. Бланк графика отпусков можно скачать здесь.

Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?

Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом (определение № АПЛ13-606 от 6.02.2014).

При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.

Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.

До какого числа нужно сформировать

Когда должен быть составлен отпускной график? По ст.123 ТК утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.

Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2018 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.

С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.

: находим ответ. Особенности составления графика отпусков

К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.

Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.

Если отпуск разделен на части

Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.

В этом случае допустимо делить отпуск на части (ч.1 ст.125 ТК). Закрепляется такая договоренность разными способами.

Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.

На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.

В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних совместителей.

Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.

Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК).

Образец документа

Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? будет примерно таким:

  • список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
  • число отпускных дней для каждого работника;
  • предполагаемая дата начала отпускного периода;
  • возможность деления отпуска на части.

В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:

В седьмой графе Дата действительного начала отпуска
В восьмой графе Реквизиты документа, послужившего основанием для переноса отпуска
В девятой графе Рассчитываемая дата отпуска
В десятой графе Важные примечания

Часто задаваемые вопросы

Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.

Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.

При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.

В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.

При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.

Возможности 1С

Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».

В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».

Процесс формирования будет таким:

Открыть журнал «График отпусков организации» И кнопкой «Добавить» сформировать новый документ
В документе указать дату И выбрать организацию
Кнопкой «Заполнить» сформировать табличную часть Здесь можно использовать два варианта — «По управленческому графику отпусков», при наличии такового или по «Списку сотрудников»
При выборе сотрудников Их данные автоматически подставляются в таблицу, даты отпусков указываются вручную
Заполненный документ можно распечатать путем создания печатной формы Т-7 Либо создания диаграммы, облегчающей процесс анализа отпускных периодов штатного персонала

Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».

При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.

В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.

Надо ли малым организациям

В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.

Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.

При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.

Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.

Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.

Как составить на 14 дней

Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.

Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.

Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.

При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.

Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.

Учитывая, что на процесс согласования и корректировки может потребоваться значительное время, необходимо начать составление графика заранее.

После завершения коррекции и окончательного утверждения графика, таковой передается в отдел кадров.

Здесь оформляется сводное расписание на все предприятие в целом. Делается это до подписания руководителем приказа об утверждении графика отпусков.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-sostavit-grafik-otpuskov/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: