Где хранить трудовые книжки работников

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Где и как хранить трудовые книжки

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Итоги

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

Источник: http://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/gde_dolzhny_hranitsya_trudovye_knizhki_rabotnikov/

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

• О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
• О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа

Должностное лицо или предприниматель	от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицо	от 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицо	приостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

• Количество оформленных трудовых книжек;
• Перечень владельцев бланков;
• Реквизиты документов;
• Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: http://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Где должны храниться трудовые книжки работников

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.Согласно п.

1983 N 105).Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.

В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Аносова Юлия

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Трудовые книжки: учет и хранение трудовой

Alex Trud 6 июня 2017 4 43757

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

Первая – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию.

В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

– для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).

Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки.

Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку.

И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

Нет, нельзя. Выдайте сотруднику заверенную копию либо выписку из трудовой книжки. Сделать это вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней с момента его подачи. Об этом сказано в пункте 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При этом ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату полностью возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек.

Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров.

В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица.

Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты).

При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Получая трудовую книжку при увольнении. сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

Как хранить трудовые книжки?

Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность п. 6.2 Положения о документообороте.

За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации. Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке п. п. 42.

45 Правил ведения трудовых книжек .

Для учета трудовых книжек надо вести две книги п. 40 Правил ведения трудовых книжек :

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — приходно-расходная книга);

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета движения трудовых книжек).

— трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику;

— вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;

— дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт п. 42 Правил ведения трудовых книжек .

Уничтожение бланка трудовой книжки ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражается, так как его стоимость уже учтена в расходах в периоде его приобретения.

Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек п. 41 Правил ведения трудовых книжек .

Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.

Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования п. 43 Правил ведения трудовых книжек .

Образец приказа о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками

Образец заявки на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Что делать при утрате или порче трудовых книжек? >>>

Можно ли выдать трудовую книжку на руки? >>>

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Подробнее о ведении и хранении трудовых книжек читайте в Путеводителе по кадровым вопросам «Трудовая книжка» >>>

Какова ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек? >>>

Новостная рассылка для бухгалтера

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

Вопрос об отмене трудовых книжек был поднят еще в 2006 году, и с тех пор полемика продолжается.

Замминистра здравоохранения и соцразвития РФ Александр Сафонов, например, считает, что трудовая книжка должна быть отменена и заменена трудовым договором, так как именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника. Однако трудовая книжка все еще остается обязательным документом для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила есть два исключения:

— когда трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;

— когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая книжка находится по основному месту работы.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.

Заводим и учитываем трудовые книжки правильно

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Источник: http://pravostoriya.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

• назначение ответственного лица;
• приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
• ведение соответствующего учета;
• определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

• специальная приходно-расходная книга;
• журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

Источник: http://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-hranenie.html

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Отправить на почту

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

Источник: http://nanalog.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/

Может ли трудовая книжка хранится на руках у работника

ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал.

Lena1 23 марта 2018 в 20:03 #11 0 Nasty 23 марта 2018 в 20:08 #12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать Бух 23 марта 2018 в 22:05 #13 +1 Nasty: Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Сделайте себе копию.

Важно

Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Мума 25 августа 2010 в 08:53 Сергей 25 августа 2010 в 09:57 Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.
Если потерял трудовую книжку: что делать Следовательно, ни о каком дисциплинарном нарушении речь не идет. Потеряли книжку на работе: что делать Важно: как только обнаружилась пропажа книжки по вине организации, сразу же составляется соответствующий акт.
Оформление дубликата трудовой книжки-2018 С чего начинается оформление дубликата при потере трудовой книжки, что делать, если на руках у работника нет документов, подтверждающих стаж? Разберемся по порядку.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника?

Правительством было постановлено, что человек имеет право получить трудовую на руки только в двух случаях:

• при переводе на новую работу в другой организации}
• при увольнении.

Во всех остальных случаях трудовая книжка остается на хранении у работодателя и ее выдача на руки строго запрещена. Нарушение данного правила может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя.

Внимание

За сохранность трудовой книжки вся ответственность ложится на работодателя, а поэтому каждый сотрудник кадрового отдела должен знать, когда работнику выдается на руки трудовая книжка. В случае утери документа все действия по его восстановлению должен выполнять работодатель.

Кроме того, его ждет наказание за халатность и несоблюдение установленного законодательства.

Нарушение данного правила может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя. Другие способы подтверждения трудовой деятельности Особый случайВыдаем трудовую книжку работнику после увольнения в соответствии с законом Законодательство нашей страны регулирует каждый аспект, касаемый действий при увольнении сотрудника и любое противоречие является нарушением закона и может быть оспорено в суде.

Отношения работника и работодателя в момент осуществления трудовой функции регулирует одноименный кодекс. Вопрос выдачи книжки при увольнении и надлежащего оформления регулирует статья № 81.

У кого должна храниться трудовая книжка? 1935 24 августа 2010 в 20:30 Сестра 24 августа 2010 в 20:40 Татьяна Васильевна 24 августа 2010 в 21:35 А в силу п.6.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв.

У кого должна храниться трудовая книжка?

Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. П. 45 — ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

В каком случае трудавая книжка хранится у работника на руках

Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке http://otdelkadrov.

online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki Хранение трудовой книжки ответственным лицом Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов.

Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении. В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек Ответственное лицо Размер штрафа Должностное лицо или предприниматель от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Юридическое лицо от 30 тыс. до 50 тыс.

КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ!!!ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… Сергей 25 августа 2010 в 09:57 #4 0 Елена: НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ!!! РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД…. еще

КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ!!!ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… И спорить не стоит это так (инструкции надо читать) INNA-SH 16 марта 2018 в 13:36 #5 0 Что делать, если трудовая книжка будет утеряна работодателем? ТетяОля 16 марта 2018 в 13:44 #6 +2 INNA-SH, Будете восстанавливать.Ходить и вносить записи.

Действия работодателя при утере трудовой книжки Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

• Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
• Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п.

Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов. Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником.

Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК). Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п.

2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Форма такого заявления трудовым законодательством не установлена, поэтому она может быть произвольной. Во избежание претензий со стороны проверяющих органов рекомендуется указать в заявлении цель выдачи трудовой книжки (например, для назначения страховой пенсии).

Работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в органе, который осуществляет обязательное социальное страхование (обеспечение) (ч. 4 ст. 62 ТК РФ). Вы бы посмотрели на дату написания ее поста.

на этот момент действительно датель не имел права выдавать ТК на руки, это изменение внесли позже Оля Кадровик 16 марта 2018 в 15:16 #10 +2 Кошка-норушка: Вы бы посмотрели на дату написания ее поста.

Источник: http://law-uradres.ru/mozhet-li-trudovaya-knizhka-hranitsya-na-rukah-u-rabotnika/

Учет трудовых книжек

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку.

Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника.

Нормативная база

В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые.

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Порядок учета трудовых книжек

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.

Приобретение

Работодатель самостоятельно должен покупать бланки трудовых книжек.

Они — его собственность до тех пор, пока кадровиком не будут внесены первые записи о трудоустройстве нового сотрудника. Когда сотрудник увольняется, и уже издан соответствующий приказ, ему отдаётся его книжка.

Покупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с рук нельзя.

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф.

У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходование бланков

Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Возмещение расходов на покупку

Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Документальное оформление и учет

Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт.

Как нужно выдавать?

Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается.

В этот же день производится необходимый расчёт.

Приходно-расходная книга

Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками.

Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

• На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
• Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками. Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.
• Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
• На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

При их заполнении стоит учитывать, что:

• в графах 2, 3 и 4 пишутся только арабские цифры;
• закупать бланки нужно только у представителей Госзнака, о чём нужно делать соответствующую запись в графе 5;
• в этой же графе указываются сведения о сотруднике, которому были выданы бланки;
• в графе 9 нужно точно указывать затраты на закупку чистых бланков;
• в графе 12 указывается сумма, которая взимается при выдаче книжки.

Бланк документа можно скачать тут:

Приходно-расходная книга

Как ведётся учёт движения книжек?

Он отражается в специальной книге — книге движения трудовых книжек, документ включает в себя 13 граф.

Заполнять его можно несколько лет, так как он используется до тех пор, пока не кончатся страницы.

В этой книге указываются сведения:

• о тех трудовых книжках, которые переданы в кадровую службу вновь пришедшими сотрудниками;
• о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
• о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.

Заполнение:

• Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
• В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
• В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
• В графе 6 – её реквизиты.
• В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
• Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
• Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
• Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
• Графа 12 – последний день работы. Заполняется при увольнении сотрудника.
• Графа 13 – подпись сотрудника о том, что книжку на руки он получил.

Бланк документа (утвержден инструкцией № 69):

Книга движения трудовых книжек

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Отчеты об использовании бланков

При использовании бланков необходимо составить отчёт за прошедший месяц.

Делает это кадровик и передаёт бухгалтеру для внесения записей в приходно-расходную книгу.

Пример отчета:

Отчет о наличии бланков ТК

Как списать бланки?

Может случиться и так, что бланк трудовой книжки необходимо будет списать. Как это сделать?

В п. 42 Правил сказано, что списываются бланки посредством составления акта.

Пример акта:

Акт о списании бланков ТК

Ответственность

Если на предприятии неправильно хранятся трудовые книжки, а также есть нарушения по их учёту и выдаче, то вся ответственность возлагается на работодателя. Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника.

За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной. Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф.

Но самая «распространённая» ответственность – это по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Статья 5.27 КоАП РФ

Как назначить ответственное лицо

Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников.

Об этом должен быть издан кадровый приказ:

Образец составления приказа

Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.

Штрафы

Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция.

Если по ст. 5. 27 КоАП РФ, то размер штрафа должностному лицу будет при первичном нарушении от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном – от 10 до 20 тысяч рублей. Предприятие же, как юридическое лицо, будет оштрафовано в первый раз на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а второй раз – на сумму от 50 до 70 тысяч рублей.

Если же речь идёт об уголовной ответственности, то сумма штрафа может колебаться от 120 тысяч рублей и выше.

Особенности хранения

Где должны храниться трудовые книжки? Трудовая книжка хранится на предприятии во время всего периода работы конкретного сотрудника.

Книжки хранятся в сейфе ответственного работника как бланки строгой отчётности.

Заключение

На сегодняшний день трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека — здесь сведения обо всех местах работы и о стаже этого сотрудника.

Но в текущем 2018 году встал вопрос о необходимости использования этих документов — было предложено перейти на электронные трудовые книжки или совсем их отменить.

Сейчас стаж для пенсии подтверждается страховыми взносами, уплаченными работодателями за сотрудника, поэтому как будет дальше «работать» система учета трудовых книжек — покажет время.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/porjadok-ucheta-i-hranenija-trudovyh-knizhek/